Datenschutzordnung

1. Koblenzer Karate-Dojo / Karate-Dojo Lahnstein e.V.


Datenschutzordnung (Stand: 11/2018)


Präambel

 
Das 1. Koblenzer Karate-Dojo / Karate-Dojo Lahnstein e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personen-bezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 


§ 1 Allgemeines


Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Funktionsträgern (Vorstandsmitglieder, Trainer) sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 


§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 
Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien (Mitglieder, Funktionsträger) von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Gruppenzugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 
Im Rahmen der Zugehörigkeit zum DJKB / Sportbund Rheinland werden personenbezogene Daten der Mitglieder für die dortige Mitgliederverwaltung an diese weitergeleitet,

 


§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden personenbezogene Daten in z.B. Berichten über Vereinsaktivitäten, in Aushängen, in Vereinsschriften, Artikeln und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Gruppenzugehörigkeit, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.


Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.


Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der TrainerInnen mit Vorname, Nachname, Funktion, Graduierung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet.


Er stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 


§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträgern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, TrainernInnen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.


Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 


§ 6 Kommunikation per E-Mail

 
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 
Zugriffsberechtigt sind die Funktionsträger des Vereins.


Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 
Alle Funktionsträger im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, TrainerInnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 


§ 8 Datenschutzbeauftragter

 
Da im Verein nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benennt der Verein gem. DSGV keinen Datenschutzbeauftragten.

 


§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 
Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Pressewart. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressewart und in Abstimmung durch den 2. Vorsitzenden vorgenommen werden.

 
Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 


§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 
Alle Funktionsträger des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.


Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 


§ 11 Inkrafttreten

 
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 30.11.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.